Documento de seguridad
La principal obligación es el establecimiento de un “Documento de Seguridad” donde se llevarán todos los registros oportunos en materia de Protección de Datos. Cada documento es distinto según el nivel de seguridad que se deba adoptar. Dicho documento deberá estar siempre disponible por si se lo requiere la Agencia de Protección de Datos, y no ha de estar inscrito: lo que se inscribe es el fichero -nos referimos a los datos que sobre el fichero se le pidan-, no el documento. Por cada fichero debe de existir un Documento de Seguridad, sin embargo, pensamos que es más flexible agrupar todos los ficheros según el nivel de seguridad de éstos y realizar un Documento de Seguridad para cada uno de ellos (por ejemplo, un Documento de Seguridad para todos los ficheros que contengan Medidas de Seguridad de nivel básico).
El documento está compuesto de dos partes: un texto explicativo donde redactaremos las obligaciones del personal, obligaciones generales, medidas a adoptar, etc, y un libro de registros donde llevaremos los registros oportunos. La Ley advierte que ha de ser el Responsable del Fichero (en nivel básico) o el Responsable de Seguridad quien proceda a la cumplimentación, pero creemos necesaria la ayuda de todo el colectivo de la entidad en cuestión.
Haga varias copias del Documento de Seguridad y manténgalas a mano. A tenor del artículo 44.3 h) se considera infracción grave mantener los ficheros sin las debidas Medidas de Seguridad pertinentes establecidas en el Reglamento.