EL SUPERINTENDENTE DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRADORAS PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES:
CONSIDERANDO:
Que, por Decreto Legislativo nº 681 y sus normas modificatorias se dictaron las disposiciones que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información, tanto respecto a la elaborada en forma convencional como a la producida por procedimientos informáticos en computadoras;
Que, el artículo 15° del precitado Decreto Legislativo, establece que las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, que no cuenten con sistemas de microarchivo propio, pueden recurrir a los servicios de archivos especializados;
Que, el literal e) del referido artículo 15°, modificado por el artículo 5° de la Ley nº 27323, dispone que las empresas que ofrecen servicios de archivos especializados, para prestar servicios a las empresas supervisadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, deben contar con la autorización de dicha institución, y deben ser inscritas en un registro especial que ésta llevará;
Que, para el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, es necesario que la; Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, establezca el registro especial antes señalado;
Que, resulta conveniente actualizar y consolidar las normas sobre sustitución de archivo contenidas en la Circular SBS nº B-1922-92; F-265-92; S-536-92; EAF-125-92; CM-118-92; CR-009-92 y AGD-104-92 de fecha 30 de octubre de 1992, así como en el Capítulo VI relativo a “Microformas” del Título III “Gestión Empresarial” del Compendio de Normas de Superintendencia Reglamentarias del Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones, aprobado por Resolución nº 055-99-EF/SAFP, adecuándolas a las modificaciones efectuadas al Decreto Legislativo nº 681;
Que, asimismo, en uso de sus facultades regulatorias, esta Superintendencia considera conveniente, para efectos de realizar una supervisión integral y uniforme de todas las empresas que se encuentran bajo su ámbito de control, disponer el cumplimiento de todas ellas, de las normas de conservación de documentos establecidas en el artículo 183° de la Ley nº 26702;
Estando a lo opinado por las Superintendencias Adjuntas dé Banca y Microfinanzas, Seguros, Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, Riesgos y de Asesoría Jurídica, así como por Secretaría General; y,
En uso de las atribuciones conferidas en los numerales 3, 9 y 18 del artículo 349° de la Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley nº 26702 y sus modificatorias, los literales e) y q) del artículo 57° del Texto Único Ordenado de la Ley del Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones, aprobado por Decreto Supremo nº 054-97-EF, y el literal e) del artículo 15° del Decreto Legislativo nº 681.
RESUELVE:
Artículo 1º.- Crear en la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, en adelante Superintendencia, el Registro de Empresas especializadas en servicios de Microarchivos (REMA), en donde deberán inscribirse las empresas de servicios de archivos especializados que requieran ser autorizadas para prestar sus servicios a las empresas supervisadas por ésta Superintendencia que no cuenten con sistemas de microarchivo propio, conforme a las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo nº 681 y a su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo nº 009-92-JUS y sus correspondientes
normas modificatorias.
Artículo 2º.- Las empresas de archivos especializados que presenten solicitud de inscripción al REMA, deberán adjuntar a la misma los documentos que acrediten el cumplimiento de los siguientes requisitos señalados en el artículo 15° del Decreto Legislativo nº 681:
a) Contar con infraestructura y equipamiento técnico aprobado por el INDECOPI de conformidad con lo establecido en el artículo 6° del Decreto Legislativo nº 681, adjuntando las certificaciones correspondientes.
b) Contar con los servicios permanentes de una notaría autorizada o, al menos, dos fedatarios juramentados que cumplan los requisitos y estén habilitados para actuar conforme el Decreto Legislativo nº 681 y su reglamento.
c) Copia de escritura de constitución bajo la forma de sociedad anónima y sus modificatorias.
d) Contar con locales adecuados con las condiciones de seguridad señaladas en el artículo 36° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS, presentando los certificados de comprobación señalados en dicho artículo, así como el documento que acredite propiedad o alquiler de los citados locales.
Artículo 3º.- La inscripción en el REMA se formalizará mediante una Resolución de la Superintendencia. La vigencia de dicha Resolución está condicionada a que el titular inscrito mantenga vigentes todas las condiciones, certificaciones y contratos de servicios requeridos por la legislación vigente sobre la materia, que se presentaron en el expediente de inscripción. Para la verificación de esta condición, el titular inscrito tiene la obligación de remitir anualmente a esta Superintendencia, dentro de los 20 días anteriores a la fecha de cumplimiento de un nuevo año de inscripción en el REMA, una declaración jurada sobre el cumplimiento de las
condiciones y aspectos señalados en el párrafo anterior, adjuntando las respectivas ratificaciones y actualizaciones de las referidas certificaciones y contratos, cuando se produzcan en el año objeto de la correspondiente declaración jurada. La omisión de presentación de dicha declaración jurada y/o documentos, según corresponda, será sancionada conforme lo establecido en el Reglamento de Sanciones de la Superintendencia.
Asimismo, el titular inscrito también está obligado a comunicar a esta Superintendencia, dentro de los cinco (05) días de producida, cualquier sanción que haya recibido y/o la cancelación y/o suspensión de las certificaciones y/o contratos antes referidos por parte de los organismos competentes o contrapartes, según corresponda. La omisión de dicha comunicación será sancionada conforme lo establecido en el Reglamento de Sanciones de la Superintendencia.
Artículo 4º.- Modificar el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, aprobado mediante Resolución SBS nº 131-2002, sustituyendo el procedimiento nº 69 cuya nueva denominación será “Autorización para la conservación y sustitución de archivos de los supervisados mediante la tecnología de microformas”, y agregando el procedimiento nº 113 denominado “Inscripción en el Registro de Empresas especializadas en servicios de Microarchivos (REMA)”, cuyos textos se anexan a la presente Resolución y se publican conforme lo dispuesto en el Decreto Supremo nº 004-2008-PCM, reglamento de la Ley nº 29091. (Portal electrónico institucional: www.sbs.gob.pe).
Artículo 5º.- Modificar el Reglamento de Sanciones aprobado mediante Resolución nº 816-2005, eliminando el numeral 29 de Infracciones Graves del Anexo 2 referido a “Infracciones Específicas del Sistema Financiero y de las Empresas de Servicios Complementarios y Conexos” e incorporando el numeral 26 a las Infracciones Graves y los numerales 18 y 19 a las Infracciones Muy Graves del Anexo 1, referido a “Infracciones Comunes”, conforme el siguiente texto:
26) Incumplir las disposiciones sobre conservación de documentos y sustitución de archivos establecidos en la Ley General y/o normas emitidas por la Superintendencia.
Empresas inscritas en el Registro de Empresas especializadas en servicios de Microarchivos
18) No comunicar a la Superintendencia, dentro de los .cinco (05) días de producida, cualquier sanción que haya recibido y/o la cancelación y/o suspensión de las certificaciones y/o contratos de servicios requeridos por la legislación vigente sobre la materia, que se presentaron en el expediente de inscripción.
19) No presentar la declaración jurada anual y/o documentos que acrediten que se mantienen vigentes todas las condiciones, certificaciones y contratos de servicios requeridos por la legislación vigente sobre la materia, que se presentaron en el expediente de inscripción.
Artículo 6º.- Las empresas comprendidas en los artículos 16° y 17° de la Ley nº 26702, las Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones (AFP), el Banco Agropecuario, la Corporación Financiera de Desarrollo S.A. (COFIDE), el Banco de la Nación, la Fundación Fondo de Garantía para Préstamos a la Pequeña Industria (FOGAPI), el Fondo Mivivienda S.A., las Derramas y Cajas de Beneficios, así como otras empresas que se encuentren bajo la supervisión de esta Superintendencia y las empresas en liquidación, en adelante supervisados o empresas supervisadas, deberán aplicar las siguientes disposiciones para la conservación y sustitución de archivos mediante la tecnología de microformas y plazos de conservación de libros y documentos.
Artículo 7º.- Los supervisados podrán conservar y sustituir documentos e información elaborada en forma convencional y la producida por procedimientos informáticos en computadoras, por archivos conservados mediante microformas, utilizando los procedimientos técnicos de micrograbación y organizándolos en microarchivos que permitan la emisión de microduplicados, conforme las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo nº 681, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo nº 009-92-JUS y sus correspondientes normas modificatorias, así como las normas específicas que sobre la materia emita esta Superintendencia.
En el caso de las AFP, los términos “documentos” e “información” comprenden como mínimo a los documentos e información que contienen tanto la Carpeta Individual del Afiliado como la Planilla de Pago de Aportes Previsionales.
Artículo 8º.- Los supervisados que, sea con infraestructura propia o recurriendo a los servicios de empresas de archivos especializadas, opten por conservar y sustituir archivos mediante la tecnología de microformas y dar validez legal a los mismos conforme las normas vigentes sobre la materia, deberán obtener previamente autorización de esta Superintendencia, conforme lo dispuesto en los artículos siguientes.
Artículo 9º.- Los supervisados qué opten por organizar, conservar y sustituir archivos mediante la tecnología de microformas con infraestructura propia, deberán presentar una solicitud en que se adjunte la documentación que acredite cumplir los siguientes requisitos:
a) Haber suscrito un contrato con una notaría autorizada o con un fedatario juramentado, habilitados para actuar conforme a las normas vigentes que regulan el empleo de tecnologías avanzadas en materia de archivos de documentos e información, que asegure la prestación permanente de dichos servicios, conforme lo señalado en el literal d) del artículo 31° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS.
b) Contar con infraestructura y equipamiento técnico adecuado de su propiedad u obtenidos mediante contrato que confiera su derecho de utilización o con un contrato ' de servicios en los términos señalados en los literales a) y b) del artículo 31° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS, adjuntando copia del correspondiente Certificado de Idoneidad Técnica vigente a que se refiere el artículo 6° del Decreto Legislativo nº 681 y el artículo 13° del citado Decreto Supremo nº 009-92-JUS, otorgado por INDECOPI.
c) Información respecto a:
1. Naturaleza y tipo de documentos a sustituirse;
2. Elementos y dispositivos técnicos debidamente autorizados que se utilizarán en el proceso de micrograbación;
3. Acreditar ante la Superintendencia, cuando menos a dos funcionarios designados como responsables del microarchivo con poderes de representación del supervisado, conforme lo señalado en el artículo 27° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS;
4. Copias de los contratos señalados en el presente artículo, según corresponda.
Las variaciones respecto a la información señalada en el literal c) del presente artículo deben ser informadas a esta Superintendencia dentro de los diez (10) días útiles de producidas, para las acciones de control que resulten necesarias a la naturaleza de la variación.
Los cambios de notaría autorizada o -fedatario juramentado, así como de la infraestructura y equipos técnicos a que se refieren los literales a) y b) del presente artículo, requieren la sustentación previa ante esta Superintendencia del cumplimiento de los requisitos pertinentes por parte de los respectivos sustitutos, caso contrario, quedará sin efecto la autorización concedida. La aprobación de los cambios solicitados, después de la verificación del cumplimiento de los respectivos requisitos, se efectuará mediante Oficio de la Superintendencia, en el cual se indicará la continuación de la autorización originalmente concedida.
Artículo 10º.- Las empresas supervisadas que no cuenten con sistema de microarchivo propio, conforme lo dispuesto en el artículo 15° del Decreto Legislativo nº 681, pueden recurrir a los servicios de archivos especializados, los cuales deben cumplir los requisitos señalados en dicho Decreto Legislativo y su Reglamento.
Para tal efecto, previamente a la contratación de los citados servicios, las empresas supervisadas deberán presentar una solicitud de autorización a esta Superintendencia, que contenga:
a) Indicación de la empresa de archivos especializada que prestará el servicio, la cual deberá estar inscrita en el Registro de Empresas especializadas en servicios de Microarchivos – REMA a cargo de esta Superintendencia.
b) Copia del contrato-respectivo.
El cambio de empresa proveedora de servicios de archivos especializados, requiere la sustentación previa ante esta Superintendencia del cumplimiento de los requisitos pertinentes por parte del nuevo proveedor, caso contrario, quedará sin efecto la autorización concedida. La aprobación del cambio solicitado, después de la verificación del cumplimiento de los respectivos requisitos, se efectuará mediante Oficio de la Superintendencia, en el cual se indicará la continuación de la autorización originalmente concedida.
Artículo 11º.- Los procesos de micrograbación se efectuarán bajo la dirección y responsabilidad de un depositario de la fe pública, pudiendo ser un Notario Público o un fedatario público o privado, para lo cual deberán reunir los requisitos indicados en los artículos 3° y 4° del Decreto Legislativo nº 681 y en su Reglamento.
Los procedimientos técnicos y formales que se utilicen en el proceso de micrograbación son los indicados en los artículos 5°, 6° y 7° del Decreto Legislativo nº 681 y en su Reglamento. Artículo 12°.- Los contratos que suscriban los supervisados en los supuestos señalados en los numerales a) y b) del artículo 9° y b) del artículo 10°, deberán contener entre otras disposiciones, las siguientes:
a) El reconocimiento del supervisado, la empresa de servicios especializados, la notaría o de los fedatarios juramentados, según sea el caso, de estar asumiendo frente a la Superintendencia y los respectivos usuarios, la responsabilidad por los daños y perjuicios que se i generen como consecuencia de su participación en los procesos de micrograbación, conforme lo señalado en el artículo 26° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS.
b) La obligación, a cargo de todas las partes intervinientes en el contrato y, en su caso, de sus dependientes, de mantener reserva de toda la información a la que tengan acceso con ocasión de la ejecución del mismo.
c) La obligación, por parte de la empresa de servicios especializados, de la notaría o de los fedatarios juramentados, según sea el caso, de brindar a la Unidad de Auditoría Interna de la empresa supervisada, a la Superintendencia, así como a las Sociedades de Auditoría colaboradoras de la función de supervisión, toda la información que éstas le soliciten para el adecuado cumplimiento de sus respectivas funciones de control interno, supervisión y auditoría, según corresponda.
d) Incluir aquellas cláusulas relacionadas al mantenimiento de las características de seguridad de información relacionadas al riesgo de tecnología de Información, conforme lo señalado en la Circular nº G-105-2002, sus modificatorias y sustitutorias, así como en el Capítulo V “Sistemas Informáticos” del Título III “Gestión Empresarial” del Compendio de Normas de Superintendencia Reglamentarias del Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones, aprobado por Resolución nº 053-98-EF/SAFP.
e) El sometimiento a las normas de la Superintendencia, y, en particular, a las normas contenidas en el presente reglamento.
f) La condición suspensiva de que los contratos sólo tendrán vigencia una vez que la Superintendencia haya emitido las autorizaciones que correspondan conforme el Decreto Legislativo nº 681, su Reglamento y la presente norma.
g) Cronograma de actividades necesarias para efectuar y culminar el proceso de microarchivo de documentos.
Artículo 13º.- La Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, en ejercicio de las facultades dé supervisión consignadas en la Ley nº 26702, así como conforme a lo señalado en el artículo 34° del Decreto Supremo nº 009-92-JUS, podrá realizar las acciones de supervisión que considere necesarias, para verificar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes sobre microformas aplicables a las empresas bajo su ámbito de control. Para ello, las empresas supervisadas deberán conservar y mantener a disposición de esta Superintendencia, toda la documentación relacionada al proceso de
generación de microformas.
Artículo 14º.- La eliminación de los documentos originales de los archivos particulares de los supervisados, después que hayan sido micrograbados para incorporar las respectivas microformas en los correspondientes microarchivos, deberá sujetarse a lo establecido en los artículos 16°, 17° y 18° del Decreto Legislativo nº 681.
Artículo 15º.- Las empresas supervisadas están obligadas a conservar sus libros y documentos por un plazo no menor de diez (10) años. Asimismo, si dentro de ese plazo se promueve acción judicial contra ellas, la obligación de conservación antes señalada subsiste en tanto dure el proceso, respecto de todos los documentos que guarden relación con la materia controvertida.
Los documentos a que se refiere el párrafo anterior comprenden, cuando menos, los Libros de Actas de Juntas Generales de Accionistas y de Directorio u órganos / equivalentes; Libros Principales de Contabilidad, Libros de Comités especializados, el detalle de las operaciones propias de los supervisados con indicación de la identidad y generales de ley de la persona o personas que participan en la operación, y demás comprobantes y documentación importante relacionados con la actividad de la empresa supervisada. En el caso de las empresas supervisadas inscritas en el Registro del Sistema Privado de Pensiones, se deberá tener
especial atención a los documentos relacionados con la vida activa de los afiliados, (entre otros, el contrato de afiliación) así como de aquellos afiliados pasivos, y toda la documentación relacionada a los beneficiarios o herederos, en su caso, que sean necesarios para los trámites de pensión. La conservación y características de los registros requeridos por las normas sobre lavado de activos y/o financiamiento de terrorismo, se efectuará adicionalmente, conforme las normas especiales sobre la materia.
Para el cumplimiento de la obligación de conservación a que se refiere el presente artículo, podrá hacerse uso de las microformas conforme las normas vigentes sobre la materia y la presente Resolución.
Artículo 16º.- La presente Resolución entra en vigencia a partir del día siguiente de su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”, fecha a partir de la cual quedarán sin efecto la Circular SBS nº B-1922-92; F-265-92; S-536-92; EAF-125-92; CM-118-92; CR-009-92 y AGD-104-92 de fecha 30 de octubre de 1992, la Carta Circular nº B-041-93; F-025-93; S-014-93; EAF-006-93; CM-014-93, AGD-003-93 y CR-004-93 del 09 de junio de 1993 y el Capítulo VI relativo a “Microformas” del Título III “Gestión Empresarial” del Compendio de Normas de Superintendencia Reglamentarias del Sistema Privado de Administración de Fondos de
Pensiones, aprobado por Resolución nº 055-99-EF/SAFP .
Regístrese, comuníquese y publíquese.
FELIPE TAM FOX
Superintendente de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones