DECRETO LEGISLATIVO nº 681 (1)
DICTAN NORMAS QUE REGULAN EL USO DE TECNOLOGÍAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN TANTO RESPECTO DE LA ELABORADA EN FORMA CONVENCIONAL COMO LA PRODUCIDA POR PROCEDIMIENTOS INFORMÁTICOS EN COMPUTADORAS (2)
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
POR CUANTO:
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 de la Constitución Política, el Congreso de la República, mediante Ley nº 25327, ha delegado en el Poder Ejecutivo la facultad de legislar, entre otros asuntos, en materia de crecimiento de la inversión privada, creando las condiciones necesarias para el desarrollo de la misma en los diversos sectores productivos;
Que es conveniente, para otorgar facilidades a las empresas, regular el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información tanto respecto a la elaborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos informáticos en computadoras;
Que el reconocimiento de valor legal a los archivos conservados mediante microformas, con procedimientos técnicos de micrograbación o microfilmación permitirá considerable ahorro de espacio y costos en las empresas, colaborando a su eficiencia y productividad;
Que es preciso aprovechar debidamente los adelantos de la tecnología, en beneficio de las actividades empresariales, alentando así las inversiones y mejorando sus rendimientos;
Con el voto aprobatorio del Consejo de Ministros;
HA DADO EL DECRETO LEGISLATIVO SIGUIENTE:
I. PRELIMINAR
Artículo 1º.- En esta Ley, las expresiones que a continuación se indica tienen los significados siguientes:
1) MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.
Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley.
2) MICRODUPLICADO: Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes.
3) MICROGRABACION: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de los documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computador u ordenador.
4) MICROARCHIVO: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.
(Texto sustituido por el Artículo 1° de la Ley nº 26612)
Artículo 2º.- Se rigen por esta ley los efectos legales y el mérito probatorio de las microformas, de las copias fieles autenticadas de ellas y de sus microduplicados, siempre que en su preparación se cumplan los requisitos prescritos en los artículos que siguen.
II. FEDATARIOS
Artículo 3º.- Son competentes para actuar como funcionarios de la fe publica, para los efectos de esta ley:
a) Los notarios públicos.
b) Los fedatarios públicos y particulares juramentados comprendidos en el artículo 4º
Estos profesionales se consideran depositarios de las fe pública y mantienen en todo momento su independencia de las empresas a las que ofrecen sus servicios.
Artículo 4º.– Para ser fedatario juramentado, apto para desempeñar las funciones previstas en esta ley, ha de cumplirse los siguientes requisitos:
a) Reunir las condiciones exigibles para postular a plaza de notario público, y acreditarlo ante el Colegio de Abogados de la jurisdicción.
b) Haber obtenido el diploma de idoneidad técnica, de acuerdo a las pautas que señale el reglamento.
c) Inscribirse y registrar su firma en el Colegio de Abogados de la jurisdicción.
d) Prestar juramento ante el Presidente de la Corte Superior o ante el magistrado a quien éste delegue esta atribución.
Los notarios públicos solamente tienen que cumplir el requisito indicado en el inciso b) y presentar el respectivo título en su colegio notarial.
Los Fedatarios Públicos y Particulares juramentados deberán, periódicamente, una vez obtenido el certificado de idoneidad técnica, tener una capacitación continua a través de cursos, seminarios de actualización y especialización que serán organizados por el Colegio de Abogados y/o por el Colegio de Notarios de su jurisdicción, en concordancia con lo establecido en Artículo 6º del D.S. nº 009-92-JUS. Esta obligación deberá ser cumplida en forma constante por los Fedatarios Públicos y Privados y generará el puntaje que precise el reglamento, para efectos de su ratificación cada cinco años. La ratificación será realizada por el Colegio de Abogados y/o Notarios que emitió el certificado de idoneidad técnica, previa evaluación académica, conforme el procedimiento precisado en el Reglamento. (Texto adicionado por el Artículo 2° de la Ley nº 26612)
III. PROCESOS TECNICOS Y FORMALES
Artículo 5º.- Los procedimientos técnicos empleados en la confección de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles deben garantizar los resultados siguientes: a) Que las microformas reproducen los documentos originales con absoluta fidelidad e integridad.
b) Que las microformas obtenidas poseen cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos similares a los documentos originales.
c) Que los microdupliados sean reproducciones de contenido exactamente igual a las microformas originales y con similares características.
d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados pueden recuperarse, en papel u otro material similar, copias fieles y exactas del documento original que se halla micrograbado en aquellas.
e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos producidos por procedimientos informáticos y medios similares tengan sistemas de seguridad de datos e información que aseguren su inalterabilidad e integridad. Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en forma indubitable; esta comprobación deberá realizarse por medios técnicos idóneos. (Texto adicionado por el Artículo 3° de la Ley nº 26612)
Artículo 6º.- Para garantizar los procesos técnicos y los resultados de idoneidad y calidad referidos en el Artículo 5º de la presente Ley, debe cumplirse las normas técnicas internacionales que adopte o incorpore el INDECOPI, o las normas técnicas nacionales que apruebe el citado instituto.
El INDECOPI otorga certificados de cumplimiento de estas normas y de idoneidad técnica a quien acredite contar con los medios técnicos adecuados. Para estos efectos, por Decreto Supremo del Sector Industria, deberá normarse los requisitos y procedimientos para el otorgamiento del certificado de idoneidad técnica para la confección de las microformas, tanto en la modalidad de microfilmado como en la modalidad de documentos, procedimientos informáticos o medios similares. (Texto sustituido por el Artículo 4° de la Ley nº 26612)
Artículo 7º.– Los procesos de micrograbación se deben efectuar bajo la dirección y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública referidos en el artículo 3º.
Durante el procedimiento, se seguirá las reglas que siguen:
a) Al iniciarse el proceso de micrograbado, el funcionario de la fe pública que lo supervisa deja constancia de ello en un acta, con los datos necesarios para identificar la labor que se realiza y el archivo que se va a grabar.
b) Cuando se termine de micrograbar los documentos que colman la capacidad de la unidad del medio técnico que recibe y conserva las microformas, el funcionario sienta otra acta en que deja constancia del número de documentos micrograbados y un índice sintético de ellos.
También anota cualquier deficiencia o particularidad observada durante la grabación.
c) El reglamento establece las precauciones análogas que deben usarse en caso de micrograbación tomadas directamente de los medios cibernéticos, así como el procedimiento técnico para aplicarlas.
d) Una vez procesada y lista cada grabación, el notario o fedatario la verifica; sienta acta de conformidad, en un libro ad-hoc; y entrega testimonio de ella al interesado.
e) Las actas referidas en los incisos a) y b) serán micrograbadas como primera y última imagen, respectivamente, de la unidad soporte de las microformas. Las actas originales las conservas al notario o fedatario, quien las archiva y manda encuadernar periódicamente. De estas actas otorga testimonio a los interesados. f) Los testimonios de actaa referidos en los incisos d) y e) deben ser archivados en orden por los interesados, quienes los deben hacer encuadernar por períodos, al menos anualmente.
g) Este proceso se aplica en la grabación sobre cada una de las unidades de soporte en que se almacenan las microformas, sean rollos, cintas, microfichas u otros medios técnicos apropiados.
IV. EFECTOS LEGALES
Artículo 8º.– Los medios portadores de las microformas, obtenidos con arreglo a lo dispuesto en esta Ley, sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados en ellos, para todos los efectos legales.
Estos medios han de ser archivados, clasificados, codificados y ordenados con las mismas o mejores condiciones de seguridad y métodos exigibles a los archivos convencionales de documentos en papel.
Siempre que las disposiciones legales exijan la conservación de documentos y archivos por cierto plazo o hasta un término señalado, se entiende que tal obligación puede cumplirse mediante el mantenimiento de los archivos de microformas obtenidos conforme a esta ley. (3)
La fecha en que el documento fue micrograbado, que consta en el acta de cierre de la grabación, extendida por quien da fe de ella, se reputa como fecha cierta.
Artículo 9º.– Para la utilización en juicio o fuera de él de los documentos archivados conforme al artículo 8º, el notario o fedatario expiden copias fieles de las correspondientes microformas, en papel o material similar que permita técnicamente su reproducción exacta; y autentican estas copias con su signo y firma, mediante sello ad-hoc, previa comprobación de que el medio físico soporte de la microformas es auténtico y no ha sido alterado.
Las copias de documentos así obtenidas tienen el mismo valor legal, en juicio o fuera de él, que los documentos originales que reproducen, sin modificar la calidad de instrumentos públicos o privados que ellos tuvieran, ni su mérito intrínseco.
La autenticación de la copia no implica legalización o comprobación de las firmas ni certificación de contenido.
Artículo 10º.– Las copias autenticadas de instrumentos privados aludidas en el artículo 9º son idóneas para el reconocimiento judicial de su contenido y firma, con los mismos procedimientos y alcances que los documentos originales.
Los mandatos judiciales de exhibición de documentos pueden cumplirse presentando copia fiel de su microforma, obtenida de acuerdo con el artículo mencionado.
La tacha de estas copias autenticadas de documentos se ventilan con arreglo a las normas comunes. El peritaje y cotejo se practicarán con arreglo a lo dispuesto en el artículo 12º
Artículo 11º.- Las copias autenticadas no sustituyen a los títulos valores originales para el efecto de despachar ejecución o de exigir la prestación incorporada en el título. En caso de pérdida, extravío, deterioro o destrucción del original, una vez cumplidos los trámites legales, para la expedición de duplicado, el juez toma en cuenta la copia autenticada de la microforma del titulo, para establecer el contenido del duplicado que se expida.
Artículo 12º.– Cuando se tache una copia fiel o copia certificada de documento obtenido de microformas existentes en un microarchivo, aduciendo su falsificación en el proceso de micrograbado o en la expedición de la copia fiel o de la copia certificada, los peritos que el juez designa para el examen o el cotejo han de tener las calidades previstas en el inciso b) del artículo 4º.
El dictamen pericial establece si la copia fiel o la copia certificada han sido emitidas por funcionarios competentes conforme a esta ley y con los requisitos establecidos; y si están tomados de microformas o microduplicados obtenidos y archivados igualmente de acuerdo a esta ley. También se pronunciarán sobre si existe o se advierte alguna adulteración o irregularidad en la microforma o la copia fiel o copia certificada.
La carga de la prueba y las costas de ella son de la parte que tacha el documento, pero si la tacha es fundada la parte que las presentó las reintegrará, sin perjuicio de las demás responsabilidades que procedan.
Artículo 13º.- Los microarchivos y los documentos contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para exámenes y auditorías, públicas o privadas. Pueden ser exhibidos ante los inspectores, revisores, auditores y autoridades competentes, directamente, mediante su presentación en pantallas o aparatos visores, sin requerirse copia en papel, salvo que tenga que ser presentados los documentos en algún expediente o en caso similar.
Las microformas, los microduplicados y los documentos contenidos en ellos pueden ser utilizados en la transferencia electrónica de fondos, en la transferencia electrónica de datos informatizados (EDI) y otros servicios de valor añadido, conservando para todos sus efectos legales su valor probatorio.(Texto adicionado por el Artículo 9° de la Ley nº 26612)
V. ARCHIVOS PARTICULARES
Artículo 14º.- Las empresas de derecho privado pueden organizar ellas mismas sus archivos mediante la tecnología de las microformas de que trata esta ley, con sujeción a las reglas siguientes:
a) Pueden acogerse a esta norma las empresas sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros, que sean autorizadas por ésta, una vez que ella compruebe que cuentan con los medios técnicos y con los requisitos legales para el efecto. La infraestructura técnica puede ser propia o contratada con empresas calificadas conforme al artículo 6º;
b) También pueden emplear por sí mismas el procedimiento, aquellas empresas inscritas en el Registro Público del Mercado de Valores de la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV), que cuenten con la autorización de ésta, luego de comprobar la capacidad técnica y cumplimiento de los requisitos legales. (Texto sustituido por el Artículo 4° de la Ley nº 27323)
La CONASEV pueden autorizar a otras empresas, que presentan estados financieros completos, siempre que alcancen un volumen de operaciones significativos, según límite que fija la CONASEV.
En todos los casos la CONASEV ha de comprobar la capacidad técnica y cumplimiento de los requisitos legales, antes de otorgar su autorización.
c) Las empresas, para ser autorizadas, deben contar con los servicios permanentes de una notaría autorizada o de un fedatario juramentado, que se hace responsable del archivo de microformas.
El proceso de micrograbación, expedición de microcopias y formación y conservación de microarchivos a cargo de las empresas aludidas en este artículo y en el anterior, está sujeto a supervisión por la autoridad competente, que señala el reglamento. Este determina asimismo las sanciones, en caso de comprobarse infracción.
Las personas jurídicas de derecho público interno, podrán ser autorizadas expresamente a organizar ellas mismas sus archivos mediante la tecnología de las microformas de que trata esta ley, con sujeción a las reglas y disposiciones que se emitan en forma reglamentaria por Decreto Supremo del Sector Justicia, resguardando la seguridad e integridad de los datos informáticos públicos o información microfilmada o digitalizada y la debida aplicación a la Administración Pública de las normas contenidas en la presente ley. (Texto adicionado por el Artículo 10° de la Ley nº 26612)
Artículo 15º.- Las empresas e instituciones que no cuenten con sistemas de microarchivo propio, pueden recurrir a los servicios de archivos especializados, que se sujetan a las siguientes normas:
a) Deben tener a su disposición la tecnología y los equipos apropiados, aprobados por el ITINTEC, conforme al artículo 6º;
b) Requieren contar con los servicios permanentes de una notaría autorizada o, al menos, de dos fedatarios juramentados;
c) Su organización es empresarial, y adoptan la forma de sociedad anónima;
d) Han de contar con locales adecuados;
e) Obtener la autorización de CONASEV o de la Superintendencia de Banca y Seguros, respectivamente, e inscribirse en un registro especial que llevará cada institución, cumpliendo los requisitos que ellas establezcan, cuando las empresas que recurran a servicios de archivos especializados se encuentren dentro del ámbito de supervisión de dichas entidades. En el caso de empresas que se encuentren sujetas a la supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y de CONASEV, que recurran a servicio de archivos especializados, obtendrán la autorización de la Superintendencia de Banca y Seguros y se inscribirá en su registro, en cuyo caso ésta remitirá a CONASEV copia de la documentación presentada para tales efectos.
(Texto sustituido por el Artículo 5° de la Ley nº 27323)
Las notarías públicas pueden también organizar el servicio de microarchivo. Para el efecto, aparte del notario, deben contar en su personal permanente, al menos con un fedatario juramentado.
Los microarchivos a cargo de las notarías y empresas especializadas pueden conservarse en locales propios de ellas. También pueden mantenerse en locales proporcionados por los interesados, en las condiciones de seguridad que fija el reglamento.
Artículo 16º.- Es facultativo de sus propietarios la eliminación de documentos de los archivos particulares, una vez incorporadas sus microformas a los correspondientes microarhivos. Se prohíbe la incineración. (4)
Toda persona, antes de eliminar los originales de la documentación que ha sido micrograbada, tiene la obligación de seleccionar, separar y conservar aquellas piezas que tengan valor histórico o cultural.
Para este efecto, antes de proceder a la eliminación de un lote de documentos, lo avisará por escrito al director del archivo regional o local, adjuntando un catálogo de aquéllos. El director, en un plazo de tres meses, puede señalar qué documentos deben ser entregados al archivo.
El propietario de ellos puede oponerse si considera que son documentos confidenciales cuya publicidad puede perjudicarlo.
Vencido el plazo, podrá disponer de los documentos, salvo de los señalados como históricos por el director del archivo.
Artículo 17º.- Los cheques bancarios pagados pueden ser devueltos a los clientes en forma mensual o periódica, previa marca que los anule, sin los requisitos señalados en este artículo ni sujeción al plazo indicado.
Artículo 18º.- Lo dispuesto en este capítulo no impide eliminar o devolver a los clientes los documentos cuya conservación no sea obligatoria conforme a ley.
VI. PROTECCION PENAL
Artículo 19º.– La falsificación, y la adulteración de microformas, microduplicados y microcopias, sea durante el proceso de grabación o en cualquier otro momento, se reprime como delito contra la fe pública, conforme a las normas pertinentes del Código Penal.
VII. DISPOSICION FINAL
Artículo 20º.- Se derogan la Ley 13297 y el Decreto Ley 18917. Queda sin efecto toda otra norma legal, en cuanto se oponga a lo dispuesto por esta Ley.
Artículo 21º.- El presente Decreto Legislativo entrará en vigencia treinta (30) días después de su publicación en el Diario Oficial “El Peruano”.
POR TANTO:
Mando se publique y cumpla dando cuenta al Congreso.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los once días del mes de octubre de mil novecientos noventa y uno.
ALBERTO FUJIMORI FUJIMORI,
Presidente Constitucional de República
ALFONSO DE LOS HEROS PEREZ – ALBELA
Ministro de Trabajo y Promoción Social.
Encargado de las Carteras de Justicia, Transportes y Comunicaciones y Economía y Finanzas.
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(1) Publicado el 14 de octubre de 1991. Modificado por Ley nº 26612 (publicada el 21 de mayo de 1996) y Ley nº 27323 (publicada el 23 de julio de 2000).
(2) De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 1° del Decreto Legislativo nº 827 (publicado el 05 de junio de 1996), norma transcrita en la presente sección, se amplían los alcances del Decreto Legislativo nº 681 a todas las entidades públicas comprendidas en el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional de los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Descentralizados Autónomos, Instituciones Públicas Descentralizadas y Sociedades de Beneficencia Pública.
(3) Téngase presente la Ley nº 28186 (publicada el 05 de marzo de 2004), el cual señala en su Artículo 1° lo siguiente:
“Artículo 1.- Conservación de documentos con contenido tributario No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo nº 681, normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.”
(4) Ver nota a pie de página (3) sobre conservación de documentos con contenido tributario.