Decisión Administrativa 43/96.
Apruébase la Reglamentación del Artículo 30 de la Ley Nº 24.624 sustitutivo del Artículo 49 de su similar Nº 11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 1995).
VISTO la Ley Nº 24.624, que aprueba el Presupuesto General de la Administración Nacional, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo Nº 30 de la citada Ley, sustitutivo del artículo
Nº 49 de la Ley Nº 11.672, Complementaria Permanente de
Presupuesto (t.o. 1995), establece normas para otorgar valor
jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se
incorpore al Archivo General de la Administración, mediante la
utilización de tecnología que garantice la estabilidad,
perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de
guarda físico de la mencionada documentación.
Que con el objeto de instrumentar su puesta en vigencia, resulta
necesario proceder, por la presente, a determinar su ámbito de
aplicación y la definición de los diversos conceptos
involucrados en la misma.
Que asimismo es procedente precisar los requisitos de carácter
general, los relacionados con los documentos en particular y con
el soporte a utilizar en la redacción, producción o reproducción
de aquéllos.
Que deben determinarse los procedimientos respaldatorios de la
reproducción de documentos en soporte electrónico u óptico, su
verificación, registro y anulación de originales, como así
también las medidas a adoptar con relación a los documentos de
propiedad de terceros.
Que resulta conveniente facultar a la CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION dependiente de la SECRETARIA DE HACIENDA del MINISTERIO
DE ECONOMIA Y OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS, a dictar las normas
aclaratorias y complementarias de la presente medida.
Que la medida se dicta en uso de las atribuciones originadas en
el artículo Nº 30 de la Ley Nº 24.624 y el artículo Nº 100,
inciso 2 de la CONSTITUCION NACIONAL.
Por ello,
EL JEFE DE GABINETE DE MINISTROS
DECIDE:
Artículo 1º Apruébase la Reglamentación del artículo Nº
30 de la Ley Nº 24.624, sustitutivo del artículo 49 de la Ley
11.672, Complementaria Permanente de Presupuesto (t.o. 1995), de
acuerdo con el detalle del ANEXO que forma parte de la presente
Decisión Administrativa.
Art. 2º Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección
Nacional del Registro Oficial y archívese.
Jorge A. Rodríguez.
Domingo F. Cavallo.
ANEXO
Capítulo I: Ambito de Aplicación.
Las presentes disposiciones son aplicables a todos los
organismos comprendidos por la Ley Nº 24.156, de Administración
Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público
Nacional.
Capítulo II: De las Definiciones.
A los efectos de la presente Reglamentación se entenderá por:
a) Documentación financiera: A la documentación
contable-hacendal de la Administración Pública Nacional, es
decir, todos los registros y comprobantes que alimenten o emanen
de los Sistemas: Presupuestario, de Crédito Público, de
Tesorería y de Contabilidad, especificados en el artículo 5º de
la Ley Nº 24.156. Incluye: contratos, estatutos sociales,
escrituras, poderes, expedientes, declaraciones juradas,
certificados de obra, contrataciones directas, licitaciones
privadas, licitaciones públicas, convenios con organismos
oficiales o empresas públicas o privadas, notas, planillas del
Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF), órdenes de
compra, órdenes de provisión, facturas, notas de débito, notas
de crédito, débitos por sentencia judicial, notas internas de
débitos bancarios, boletas de depósitos de terceros u organismos
oficiales, remitos, órdenes de pago, liquidaciones, recibos,
pagarés, extractos bancarios, cheques anulados, cheques pagados,
resoluciones, disposiciones, ordenanzas, circulares, normas,
transferencias, asignación y reposición de fondo rotatorio,
formularios y documentación respaldatoria de la ejecución
presupuestaria en las etapas de compromiso, devengado y pagado,
registros de asientos contables y documentación respaldatoria de
los mismos, balances de empresas y sociedades del Estado
Nacional, balances de organismos descentralizados, balances de
empresas en liquidación, y toda aquella documentación
administrativa financiera, que implique un compromiso
financiero.
b) Documentos de personal: son aquéllos relativos a los agentes
públicos de la Administración Pública Nacional, producidos o
recibidos por un organismo público donde el empleado ocupa un
cargo. Incluye: expedientes, legajos de los agentes, fichas de
control de asistencia, planillas de control de asistencia,
formularios, comprobantes de pago de sueldos, planillas de pago
de sueldos, los que instrumentan cesantías, exoneraciones,
comisiones de servicio, desarraigos, embargos, franquicias,
jubilación, justificación de inasistencias, licencias anuales
ordinarias, especiales y extraordinarias, nombramientos,
promociones, recursos administrativos, reingresos, reintegro de
haberes, recibos de haberes, renuncias condicionadas o simples,
reubicación y reencasillamientos, sanciones disciplinarias
menores, títulos habilitantes, traslados y permutas,
declaraciones juradas de salario familiar.
c) Documentos de control: Son aquéllos que sirven de prueba de
los trámites o actos realizados. Incluye: planillas de control
de giro de documentación, comprobantes de la correspondencia
certificada, formularios completos de remitos de documentación,
fichas de trámite de expedientes o actuaciones y todos aquéllos
que permitan obtener un valor agregado de la información
financiera sujeta a la acción de los órganos de contralor del
Estado Nacional.
d) Original: Documento en su primera versión o de primera
generación, cualquiera sea el soporte sobre el cual se extienda.
Puede ser firmado o no firmado.
e) Copia: Versión obtenida del documento original por cualquier
medio de reproducción.
f) Autenticación: Procedimiento fijado por la ley que debe
observar el funcionario competente designado conforme aquella,
para otorgar autenticidad a un documento o a su copia.
g) Copia autenticada: Versión del documento original legalizada
por el funcionario competente siguiendo el procedimiento
establecido en la ley.
h) Copia de sustitución: Versión del documento original obtenida
por cualquier medio de reproducción, destinada a reemplazar al
original.
i) Copia de resguardo: Versión del documento original obtenida
por cualquier medio de reproducción, destinada a ser utilizada
para evitar el manipuleo del original por razones de seguridad o
protección.
j) Archivo: Designa la colección de datos efectuada ordenada y
sistemáticamente, y que ofrece garantía de su recuperación.
k) Conservación: Designa el mantenimiento de los datos
archivados, de sus soportes relativos y de la tecnología de
investigación y utilización de tales datos.
l) Soporte electrónico u óptico indeleble: Designa los medios de
memorización de los datos, cuya tecnología conlleve a la
modificación irreversible de su estado físico y garantice la
estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad.
Capítulo III: De los Requisitos en General.
La redacción, producción o reproducción de los documentos
previstos en el artículo 30 de la Ley Nº 24.624, en un soporte
electrónico u óptico indeleble, deberá efectuarse utilizando
tecnologías y procedimientos que aseguren la fidelidad,
uniformidad e integridad de la información que constituye la
base de la registración.
Para el cumplimentar estos requisitos la reproducción del
documento deberá ser fiel e íntegra, abarcando todas sus
características —anotaciones, enmiendas, manchas—, no debiéndose
agregar ninguna inscripción que pueda alterar la información
contenida en aquél.
Deberán utilizarse tecnologías de captura, memorización, archivo
y visualización de la información que reduzcan al mínimo la
posibilidad de manipulación de los datos contenidos en el
documento.
Capítulo IV: De los requisitos en cuanto a los documentos.
a) Cuando las dimensiones del documento que ha de reproducirse
excedan las posibilidades del equipo que ha de emplearse para
ello, y sea necesario efectuar una toma parcial, se adoptarán
las medidas necesarias para asegurar su continuidad e
integridad, dejando constancia de todo lo actuado en el Acta
pertinente.
b) Cuando un grupo de documentos, interrelacionados implique una
cantidad de reproducciones que exceda la capacidad del soporte
físico en que se están almacenando, se continuará el proceso en
el subsiguiente, asegurando la integridad de la información
mediante la codificación que asegure su continuidad. De todo
ello también se dejará constancia en el Acta respectiva.
c) Cuando los documentos que han de reproducirse presenten
manchas, deterioros o faltantes en su secuencia de ordenación,
se deberá dejar constancia de ello en el apartado destinado a
observaciones del Acta respectiva.
d) Para la adecuada identificación y posterior recuperación del
documento redactado, producido o reproducido se lo codificará, a
través del empleo de signos, números u orto medio similar e
idóneo, que permita una identificación unívoca del mismo.
e) Para completar estos recaudos se deberán los contralores de
contenido, por cotejo, dejándose constancia de su resultado de
su resultado y efectuando las correcciones que sean necesarias,
conforme lo previsto en el Capítulo VII de la presente.
Capítulo V: Requisitos en cuanto al soporte.
El soporte utilizado para la redacción, producción o
reproducción de documentos deberá garantizar su estabilidad,
perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad. Por ello, la
tecnología utilizada deberá conllevar la modificación
irreversible de su estado físico, de modo que no sea posible el
borrado ni la sobreescritura de la información en él registrada.
En el soporte utilizado deberá ser grabado un código de
identificación indeleble, legible externamente a simple vista,
que permita su identificación y diferenciación con el resto de
los utilizados, y proteja de una eventual alteración dolosa del
contenido, sirviendo además, a los efectos de las registraciones
y actas previstas en esta reglamentación.
Si se decidiera asegurar la pertenencia del soporte con un Sello
o Código específico de la Administración Pública Nacional, este
Sello o Código deberá ser también indeleble utilizándose la
tecnología adecuada para tal fin.
Si el soporte electrónico u óptico indeleble presentara
imperfecciones que pudieran dar lugar a errores de
almacenamiento o reproducción de los documentos, deberá ser
descartado y dejarse constancia de su inutilización en el Acta
respectiva.
Sólo podrán ser utilizados soportes que garanticen el resguardo
de la información por un lapso no menor a los TREINTA (30) años.
A tal fin se exigirá del proveedor del soporte la indicación,
bajo su responsabilidad, de las condiciones óptimas para la
conservación física, para la estabilidad del soporte y su
fruibilidad, legibilidad y reprducibilidad al plazo de TREINTA
830) o más años. El funcionario responsable deberá asegurarse
que tales condiciones sea respetadas sin excepciones.
Capítulo VI: Del Procedimiento Respaldatorio.
El procedimiento respaldatorio de la reproducción de documentos,
cualquiera sea su soporte de primera generación, en soporte
electrónico u óptico indeleble, deberá ajustarse a las
siguientes disposiciones:
a) cada sesión de reproducción de documentos en soporte
electrónico u óptico indeleble deberá ser registrada y
certificada, al comienzo y al cierre de la misma, por medio de
un "ACTA DE APERTURA" y un "ACTA DE CIERRE", confeccionadas y
suscritas por el o los funcionarios que a tales efectos
determine el Contador General de la Nación, mediante la
Disposición pertinente.
b) Las Actas tendrán un formato uniforme y predeterminado, que
responderán a las normas de esta reglamentación y de las
fijadas, en forma complementaria, por Disposición del Contador
General de la Nación.
c) Del Acta de Apertura. Contendrá, como mínimo la registración
de los siguientes datos:
Número de Acta de Apertura.
Marca del Fabricante y el código de identificación externa e
indeleble del soporte utilizado.
Nivel mínimo de resolución que ha de utilizarse para la
reproducción.
Identificación del organismo en que se originó la documentación,
o del poseedor de la misma o del que resulte responsable legal
de ella.
Identificación del organismo y, dentro de aquél, de la
dependencia que tiene a su cargo la reproducción.
Lugar, fecha y hora de iniciación del proceso de reproducción.
Nombre y firma del operador.
Nombre y firma del administrador de la base de datos.
Nombre y firma del funcionario responsable.
d) Del Acta de Cierre. El Acta de Cierre de la sesión repetirá
los datos de carácter general incorporados al Acto de Apertura,
indicando la fecha y hora de finalización del proceso de
reproducción y, además, dejará constancia de:
La descripción de la documentación reproducida, indicando tipos
documentales, documento inicial y final de la sesión.
La cantidad de documentos reproducidos en la sesión y cantidad
de imágenes a que hayan dado lugar cada documento.
Si existen o no documentos reproducidos defectuosamente,
dejando, en este caso, registrado el número de codificación que
los identifica.
La asistencia o no de la persona o personas interesadas y su
debida notificación, firmando las mismas de conformidad cuando
hicieren acto de presencia.
Las objeciones que hubieren formulado los interesados asistentes
y registro de la formal entrega del original, si así lo hubieren
solicitado.
Y se incorporará la leyenda "documentos reproducidos según
disposiciones del artículo 30 de la Ley Nº 24.624".
e) De las interrupciones. Cuando por cualquier circunstancia se
deba interrumpir una sesión de reproducción, será requisito
indispensable el labrado de un Acta de Interrupción de la sesión
en la cual, junto a los datos determinados para las Actas de
Cierre, se especifiquen las causas de la interrupción. Para
recomenzar la sesión de reproducción se deberá elaborar un Acta
de Continuación, en la cual se registre cualquier alteración a
los datos contenidos en el Acta de Apertura de la sesión y se
deje constancia de la fecha y la hora en las que se retoma la
tarea.
f) Del funcionario responsable. El organismo titular o el
organismo responsable legal de la documentación a reproducirse,
podrá designar a un funcionario responsable para la firma de las
Actas y de sus controles.
Capítulo VII: Del procedimiento de verificación.
Terminada la sesión de reproducción, el o los funcionarios
responsables revisarán cada una de las reproducciones realizadas
y confeccionarán el Acta de Contralor, observando los siguientes
recaudos:
a) Cuando al finalizar una sesión de reproducción se detecten
omisiones de UNO (1) o más documentos que debieron ser
reproducidos en la misma, éstos se incorporarán a continuación
del último, dejando registrada la referencia para su posterior
relación. Para ello se procederá de la siguiente manera:
I) A grabar un Acta de Corrección, dejando constancia de que se
trata de una corrección e identificando los documentos y su
imagen agregada o corregida, utilizando para ello los códigos de
identificación pertinentes.
II) A reproducir los documentos afectados en el orden
correspondiente.
III) A grabar el cierre del Acta con las constancias y firmas
correspondientes.
b) Los defectos detectados en el proceso de contralor, que
originen alteración o pérdida de información, serán corregidos
conforme a lo previsto en el inciso anterior.
c) Se dejará constancia de todo lo actuado y suscribirá el Acta
de Contralor con los demás requisitos formales de un Acta de
Cierre.
Capítulo VIII: Del Registro.
a) Toda reproducción efectuada de acuerdo a las normas
establecidas por la Ley Nº 24.624 y la presente reglamentación
deberá ser registrada. Con tal objeto, el organismo de
aplicación llevará un Registro que será intervenido por la
autoridad investida de tal competencia, mediante Disposición
dictada por el Contador General de la Nación. En este Registro
se asentarán los siguientes datos:
I) Para cada lote de documentos reproducidos y aprobados:
Fecha y número de asiento en el Registro, el cual deberá ser
secuencial y correlativo.
Número de Acta de Apertura.
Número de Acta de Cierre.
Número de Actas de Corrección, en su caso.
Número de Actas de Interrupción, en su caso.
Fecha de vencimiento del plazo de guarda del lote de documentos,
o de cada uno de ellos, de ser necesario esto último.
Todo otro dato que permita o facilite una mejor identificación
de los documentos.
II) Informes con los resultados y fecha de los contralores
efectuados, indicando los nombres y firmas de los funcionarios
responsables de los contralores de calidad efectuados.
b) Las registraciones deberán conservarse por el Organo Rector,
durante los CINCO (5) años posteriores, sin perjuicio de su
digitalización, cuando ello fuere conveniente. Las Actas
digitalizadas deberán conservarse por el funcionario designado
al efecto por Disposición del Contador General de la Nación,
hasta UN (1) año después de transcurrido el plazo de
prescripción de la guarda atribuida a los documentos
reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble.
Capítulo IX: De la anulación.
Los originales redactados o producidos en primera generación en
cualquier soporte, una vez reproducidos en soporte electrónico u
óptico indeleble, observando los procedimientos establecidos en
el artículo 30 de la Ley Nº 24.624 y en esta medida, serán
anulados mediante la colocación en forma cruzada de un sello que
exprese "REPRODUCIDO EN SOPORTE Nº …..". En el espacio dejado
para el número, el funcionario responsable de la verificación de
la correlación de contenidos, insertará el Código de
identificación indeleble del soporte donde se encuentre
reproducido el documento. A partir de ese momento el soporte de
primera generación perderá todo valor probatorio.
Capítulo X: De los Documentos de Terceros.
a) La documentación de propiedad de terceros que se haya
remitido para su archivo, podrá ser destruida luego de
transcurrido el plazo que se fija en el inciso siguiente,
contado desde que ha sido puesta a disposición de aquéllos,
mediante una publicación genérica en el Boletín Oficial, por el
término de DOS (2) días. La publicación en el Boletín Oficial
contendrá las características de la documentación, el plazo
durante el cual podrá ser reclamada su devolución o
conservación, y el lugar al que debe concurrirse para solicitar
la entrega o conservación.
b) A los efectos previstos en el inciso anterior, fíjase el
plazo de TREINTA (30) días corridos, contados a partir del día
siguiente de la última publicación en el Boletín Oficial, para
que los titulares de los documentos se presenten para retirar
los mismos o solicitar su conservación. La documentación que se
entregue al interesado deberá llevar un sello o marca que
indique la fecha en que el mismo ha sido reproducido en soporte
electrónico u óptico indeleble, y el número de código de
identificación indeleble del soporte en donde se encuentre
reproducido el documento. Transcurrido el plazo mencionado sin
que los interesados hayan reclamado la devolución o la
conservación de la documentación, caducará todo derecho a
objetar el procedimiento al cual fuera sometida y el destino
posterior dado a la misma, pudiendo ser destruida con los
recaudos previstos para tal fin.
Capítulo XI: De la Destrucción.
a) La eliminación de los documentos deberá ser practicada por
cualquier medio que asegure su destrucción total o parcial, de
modo que no puedan ser utilizados los datos o la información
contenida en ellos.
b) El procedimiento a seguir será el siguiente: Ubicados y
seleccionados los documentos a ser eliminados, y verificado por
el funcionario, que los mismos hayan sido anulados conforme lo
establece esta reglamentación, se labrará un Acta de Destrucción
en la que se consignará:
Número de Acta.
Descripción de la documentación que será destruida, indicando en
cada caso el tipo documental de que se trate y en el caso de los
expedientes, su número identificatorio y el de cada uno de sus
agregados acumulados.
Identificación del organismo en el que se originó la
documentación, del poseedor de la misma o del que resulte
responsable legal de ella.
Lugar, fecha y hora de iniciación y finalización del proceso de
destrucción.
Nombre y firma de los funcionarios intervinientes.
c) El Contador General de la Nación, mediante la Disposición
pertinente, determinará el funcionario autorizado para
intervenir y supervisar el desarrollo del proceso de destrucción
de los documentos.
d) Todo original cuyo contenido sea considerado de interés
social o histórico en los términos de la Ley Nº 15.930 y sus
Decretos Reglamentarios, no podrá ser destruido total o
parcialmente. El interés social o histórico deberá ser
determinado en todos los casos por los funcionarios responsables
legalmente de la documentación mediante Resolución fundada.
Capítulo XII: De la Conservación y Seguridad.
a) Los documentos originales en soporte electrónico u óptico
indeleble deben conservarse en archivos de seguridad
adecuadamente protegidos de los agentes atmosféricos y
biológicos que pudieran afectarlos por el plazo legal
establecido, siendo responsabilidad de los funcionarios a cargo
de su guarda el procurar los medios y las técnicas más
apropiadas para el cumplimiento de tal fin. Se considerarán
archivos adecuadamente protegidos los que cumplan con las normas
nacionales e internacionales establecidas al respecto.
b) El Organo Rector dispondrá de un archivo de seguridad
adecuadamente protegido de los agentes atmosféricos y biológicos
donde se conservarán los documentos originales en soporte
electrónico u óptico indeleble. Al mismo tiempo, se grabarán DOS
(2) copias de resguardo; una de ellas, será depositada en un
archivo de seguridad con las características mencionadas, en una
entidad pública escogida al efecto, distinta al órgano rector, y
la otra, se utilizará para el manejo diario. El Secretario de
Hacienda determinará mediante la Resolución pertinente cuál será
la entidad pública en la que se conservará la primer copia de
resguardo a que se hace mención en el presente párrafo. Esta
copia de resguardo podrá utilizarse como copia de sustitución,
en el caso de destrucción, parcial o total de su original.
Capítulo XIII: Disposiciones Varias.
a) Se podrán obtener copias autenticadas a partir de los
originales en soporte electrónico u óptico indeleble. La
certificación de autenticidad se hará de conformidad a los
procedimientos legales vigentes para la Administración Pública
Nacional, identificando el soporte del que procede la copia.
b) La búsqueda, visualización e impresión de los documentos
archivados y conservados en soportes electrónicos u ópticos
indelebles y de los datos que los componen deben poder
realizarse a través de sistemas informáticos oportunamente
documentados que permitan una utilización directa por parte de
todos los que tengan el derecho de acceder y controlar tales
documentos. A tal efecto los programas utilizados deben contar
con interfaces fáciles de usar y autoexplicativas que permitan
su acceso por una persona no habituada a su uso.
c) La CONTADURIA GENERAL DE LA NACION, en su carácter de Organo
Rector y de aplicación de la presente adoptará las medidas
necesarias que faciliten y permitan una utilización directa por
parte de todos los funcionarios de los organismos de contralor
que tengan el derecho de acceder, verificar y controlar los
documentos.
d) Facúltase a la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION a impartir la
instrucciones pertinentes y dictar las normas aclaratorias y
complementarias de la presente medida.