Resolución de 16 de abril de 2004, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se regula la generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel, la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos y se aprueban los programas y aplicaciones a utilizar (BOE de 7 de mayo de 2004).
La Agencia Estatal de Administración Tributaria viene
desarrollando de forma continuada importantes esfuerzos
tendentes a la generalización de las técnicas y medios
electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de
sus fines.
El artículo 96 de la Ley 58/2003, de
17 de diciembre, General Tributaria, encomienda de forma
expresa a la Administración Tributaria la utilización de las
técnicas y los medios electrónicos, informáticos y telemáticos
necesarios para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de
sus competencias.
En este marco se inscribe la generalización del documento
electrónico frente al documento en papel, lo cual tiene que
redundar en una agilización de los trámites administrativos,
dotando, asimismo, al ciudadano de una mayor seguridad en sus
relaciones con la Administración, por cuanto ello posibilitará,
entre otros trámites o actuaciones, la consulta de los
documentos electrónicos generados por el procedimiento previsto
en esta Resolución a través de medios telemáticos.
El artículo 45 de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, exige
a las Administraciones Públicas el impulso del empleo y
aplicación de las técnicas y medios electrónicos, estableciendo,
asimismo, que los documentos emitidos por medios electrónicos,
informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o
los que éstas emitan como copias de originales almacenados por
estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de
documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la
recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las
garantías y requisitos exigidos en las Leyes.
El apartado 5 del artículo 96 de la
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria,
señala que los documentos emitidos, cualquiera que sea su
soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por
la Administración Tributaria, o los que ésta emita como copias
de originales almacenados por estos mismos medios, así como las
imágenes electrónicas de los documentos
originales o sus copias, tendrán la misma validez y eficacia que
los documentos originales, siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la
recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las
garantías y requisitos exigidos por la normativa aplicable.
El artículo 4 del Real Decreto
263/1996, de 16 de febrero, que regula la utilización de
técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la
Administración General del Estado establece que cuando se
utilicen soportes, medios y aplicaciones se adoptarán las
medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la
autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y
conservación de la información.
El artículo 5 del citado Real Decreto dispone que deberán ser
objeto de aprobación y difusión pública los programas y
aplicaciones que efectúen tratamientos de información cuyo
resultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y
entidades del ámbito de la Administración General del Estado de
las potestades que tengan atribuidas, disponiendo el artículo 9
del mismo Real Decreto que dicha aprobación se realizará
mediante Resolución del órgano administrativo que tenga
atribuida la competencia para resolver el procedimiento, que
deberá ser publicada en el Boletín Oficial del Estado.
Por tanto, en cumplimiento de lo dispuesto, tanto en el
artículo 45.4 de la Ley 30/1992, de 26
de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones
Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, como
en el artículo 96.4 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre,
General Tributaria, y en aplicación de los principios contenidos
en el propio Real Decreto 263/1996, procede la aprobación de la
presente Resolución por el Director General.
En virtud de lo anterior, dispongo:
Primero. Objeto y definiciones:
Uno. La presente Resolución tiene por objeto aprobar las
aplicaciones y programas informáticos que efectúan el
tratamiento de la información necesario para la generación de
documentos electrónicos a partir de documentos originales o de
sus copias en soporte papel, así como la emisión de copias en
papel de dichos documentos electrónicos, por los órganos
competentes de
la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Los documentos electrónicos a los que se refiere esta
Resolución, así como sus copias electrónicas o en papel,
obtenidos mediante estas aplicaciones, cumplen plenamente con
los requisitos de autenticidad, integridad y conservación
previstos en el artículo 96.5 de la
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y en
el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de
26 de noviembre,
de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del
Procedimiento Administrativo Común.
Estos documentos electrónicos y sus copias, en tanto que
cumplen con los requisitos de autenticidad, integridad y
conservación, tendrán la misma validez que los documentos
originales.
Dos. A los efectos de lo previsto en esta Resolución se
establecen las siguientes definiciones:
a) Documento electrónico: a los efectos de esta
Resolución estará constituido por la imagen electrónica del
documento origen en soporte papel, el cual puede ser almacenado,
editado, extraído e intercambiado en soporte informático móvil o
entre sistemas de tratamiento de información o usuarios como una
unidad diferenciada.
b) Imagen electrónica: fichero binario que representa el
contenido y soporte de un documento en papel generada mediante
un proceso de digitalización y que es susceptible de
visualización en pantalla.
c) Clave de sellado electrónico: Secuencia de datos
privada y secreta de la Agencia Tributaria, que permite la
obtención de un código electrónico seguro y exclusivo de la
Agencia Tributaria mediante la aplicación del algoritmo de
sellado al conjunto formado por el hash de los datos a sellar y
dicha clave de sellado electrónico.
d) Código de acceso: código alfanumérico personal
proporcionado por el Departamento de Informática Tributaria de
la Agencia Tributaria al funcionario competente para la emisión
de copias en papel de documentos electrónicos y que permite
acceder a la aplicación informática
correspondiente. Este código deberá mantenerse bajo exclusivo
control de su titular sin perjuicio de su almacenamiento y
custodia por el mencionado Departamento de Informática
Tributaria a efectos exclusivamente probatorios.
Segundo. Ámbito de aplicación.
La presente Resolución será de aplicación a cualesquiera
documentos en papel, originales o copias de originales, que se
deriven de los procedimientos de aplicación de los tributos,
sancionadores y demás desarrollados por la Agencia Estatal de
Administración Tributaria para la aplicación efectiva del
sistema tributario estatal y del aduanero y de aquellos recursos
de naturaleza pública de otras Administraciones y entes públicos
nacionales, o de la Unión Europea cuya gestión se le encomiende
por Ley o por Convenio.
Tercero. Generación de documentos electrónicos.
La generación de un documento electrónico a partir de un
documento en soporte papel se efectuará mediante un proceso de
digitalización, ya sea con escáneres, cámaras fotográficas
digitales, o cualquier otro sistema de digitalización de
documentos, siempre que su resolución mínima de digitalización
sea de 200 por 200 píxels por pulgada cuadrada.
El resultado del proceso de digitalización será un fichero
binario, en formato estándar o específico del propio hardware
con el que se efectúe la digitalización, que en este caso, se
convertirá a un formato estándar con la finalidad de
homogeneizar y facilitar la utilización posterior de los
documentos electrónicos.
Con el fin de garantizar la autenticidad de los documentos
electrónicos, así como su integridad y no manipulación
posterior, el sistema de información asignará de manera
automática e inmediata a los ficheros binarios así obtenidos un
sello electrónico, consistente en un código electrónico seguro
formado por un mínimo de 8 caracteres alfanuméricos, que se
generará del siguiente modo:
a) Obtención de un hash de 128 bits aplicando el método MD5 al
contenido del fichero binario.
b) Obtención de un código electrónico seguro formado por un
mínimo de 8 caracteres alfanuméricos, mediante la función MAC
(Message Authentication Code) del algoritmo DES (Data Encription
Standard) según la norma ANSI X9.9, aplicado al conjunto formado
por el hash obtenido en el punto a) anterior y la clave de
sellado electrónico privada de la Agencia Tributaria.
Este código seguro constituirá el sello electrónico del
documento quedando asociado al mismo y archivado conjuntamente
con el documento electrónico en el sistema de información de la
Agencia Tributaria.
Cuarto. Archivo de los documentos electrónicos.
Los documentos electrónicos, junto con sus correspondientes
sellos electrónicos, generados según el procedimiento del
apartado anterior serán archivados conjuntamente en el sistema
de información de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria.
El sistema de información de la Agencia Tributaria garantizará
mediante los mecanismos y medidas de seguridad necesarias:
La conservación de los documentos electrónicos almacenados por
el tiempo que las normas de aplicación establezcan.
La conservación de los documentos electrónicos bajo las medidas
generales de seguridad física y lógica establecidas de
conformidad con el documento de seguridad de la Agencia
Tributaria.
El acceso a la información exclusivamente para los fines
permitidos por el ordenamiento jurídico y por el personal
autorizado.
La integridad de los documentos electrónicos archivados así
como la de sus copias electrónicas que se pudieran generar.
Quinto. Emisión de copias en papel de los documentos
electrónicos:
Uno. El proceso de emisión de copias en soporte papel de
los documentos electrónicos se efectuará mediante la impresión
de dichos documentos desde los terminales informáticos
habilitados en el sistema de información de la Agencia Estatal
de Administración Tributaria.
Para ello se utilizarán las aplicaciones informáticas
específicas para tal fin a las que sólo tendrán acceso los
funcionarios competentes para expedir copias auténticas de
documentos o para su cotejo.
Dos. Las especificaciones técnicas del procedimiento de
emisión de las copias será el siguiente:
a) Visualización del documento en pantalla, previa a la
obtención de copia en papel:
La visualización de un documento electrónico almacenado en la
base de datos corporativa se efectuará por funcionarios de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria desde los
terminales informáticos habilitados para ello y conectados a la
red interna de la Agencia Tributaria.
Para poder visualizar los documentos será necesario:
Disponer de un código de acceso personal e intransferible
asignado a cada funcionario de la Agencia Tributaria.
Que dicho código de acceso tenga asociada las autorizaciones
correspondientes para acceder a los documentos.
Estas autorizaciones serán concedidas por los administradores
de seguridad o superiores jerárquicos establecidos en el
documento de seguridad y demás instrucciones de seguridad de la
Agencia Tributaria, siempre atendiendo a las competencias de
cada funcionario.
Acceder a las aplicaciones informáticas específicas para la
visualización de los documentos electrónicos, proporcionando los
datos de identificación de los mismos.
Los accesos efectuados quedarán registrados en el sistema de
seguridad de acceso a la Información de la Agencia Tributaria.
Las aplicaciones informáticas, una vez verificado el sello
electrónico, que garantiza la integridad y autenticidad del
documento electrónico, permitirá visualizar en pantalla:
El contenido del documento electrónico.
La diligencia de autenticidad del documento electrónico
mostrado, incluyendo su sello electrónico, generada por el
sistema de información.
b) Emisión de copias en papel:
La emisión de copias en papel de los documentos electrónicos se
efectuará a partir de su visualización mediante el proceso
previsto en el punto anterior, y tras la comprobación de todas
las condiciones anteriormente enumeradas.
Visualizado el documento, se podrá obtener mediante
procedimientos electrónicos de impresión una copia en papel del
documento electrónico, que estará compuesta por:
La imagen del documento electrónico.
Diligencia de autenticidad del documento electrónico mostrado,
incluyendo el sello electrónico del mismo.
Diligencia de cotejo que firmará el funcionario que emite la
copia en papel manifestando que la impresión efectuada es
conforme con la imagen del documento electrónico existente en el
sistema de información de la Agencia Tributaria visualizada en
la pantalla del terminal informático.
Sexto. Comprobación de las copias.
Las copias en papel de los documentos electrónicos, emitidas
por la Agencia Tributaria, podrán ser objeto de comprobación por
terceros mediante el acceso a la página web de la Agencia
Tributaria, donde se podrá contrastar la copia en papel con la
imagen del documento electrónico existente
en el sistema de información de la Agencia Tributaria.
Para acceder al contenido del documento electrónico será
necesario entablar comunicación con la Agencia Estatal de
Administración Tributaria, a través de Internet o de cualquier
otra vía equivalente que permita la conexión en la dirección
www.agenciatributaria.es
y proceder
como sigue:
1º Seleccionar la opción: Oficina Virtual/Acceso a los
documentos electrónicos.
2º Teclear el número de identificación fiscal (NIF) y el sello
electrónico que figuran en la copia del documento electrónico
que se desea comprobar y pulsar en el botón Enviar.
3º La Agencia Tributaria exhibirá en la pantalla el documento
electrónico que se encuentre disponible y responda a la
información recibida.
Séptimo. Protección de datos.
La presente Resolución se aplicará con sujeción a lo dispuesto
por la legislación de protección de datos de carácter personal,
en especial, en lo relativo a los ficheros de carácter personal
necesarios conforme con lo dispuesto en la disposición adicional
única de la Orden de 16 de octubre de
2002.
Octavo. Aplicación.
La presente Resolución será de aplicación a partir del día
siguiente al de su publicación.
Madrid, 16 de abril de 2004.
El Director General, Salvador Ruiz Gallud.