Resolución de Superintendencia de Aduanas nº 000103 de 2001, que establece a nivel nacional el uso obligatorio del "Formato Electrónico de Documentos Internos" (FEDI), en la tramitación interna de documentos que no estén relacionados con el despacho de mercancias
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS
INTENDENCIA NACIONAL DE SISTEMAS
"FORMATO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS INTERNOS (FEDI)"
HACIA UNA ADUANA SIN PAPELES
PROGRAMA PARA EL INTERCAMBIO DE LAS MEJORES PRACTICAS EN
LAS ADMINISTRACIONES ADUANERAS DEL ASIA DEL ESTE,
LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE - BID
Lima – Perú
2001
"FORMATO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS INTERNOS (FEDI)"
HACIA UNA ADUANA SIN PAPELES
I. INTRODUCCIÓN
La gestión y política institucional de la Aduana del Perú es
orientar sus esfuerzos para convertirse en una Aduana Virtual
teniendo como enfoque estratégico el e-business, que más que una
nueva herramienta, es una nueva conducta institucional. Este
cambio consiste en una reducción de papeles, gastos, tiempos
muertos y funciones burocráticas; además de difundir una
conducta laboral que tenga acceso a la información, con actitud
competitiva, contacto directo entre las personas, y agilidad
para la interacción.
Así mismo, en concordancia con los lineamientos de calidad, de
brindar un servicio eficiente a los usuarios del Sistema
Aduanero a través del mejoramiento continuo de los servicios, ha
venido desarrollando innumerables proyectos para satisfacer los
requerimientos tanto internos como externos del servicio
aduanero.
La modernización de los servicios, la transparencia en las
comunicaciones y la automatización de los procedimientos por
medios electrónicos ha logrado simplificar, agilizar y facilitar
el servicio aduanero.
Con la finalidad de mejorar la comunicación interna a través de
un medio electrónico se crea el Formato Electrónico de
Documentos Internos (FEDI) cuyo objetivo es permitir el flujo de
documentos internos tales como, memorándums, proyectos,
notificaciones, resoluciones, solicitudes e informes. Esta
innovación tecnológica se diseña con los criterios de
simplificación administrativa y reducción considerable de
documentos físicos entre las diversas dependencias de Aduanas,
lo cual permite ahorrar tiempo en la remisión de documentos,
costo, centralizando el manejo de la documentación,
simplificando el proceso de envío de documentos y facilitando el
control de la gestión en Aduanas
El FEDI está vigente en Aduanas a partir del 23.01.2001 con la
aprobación del Instructivo del Sistema de la Calidad
“Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”,
convirtiéndose en el principal mecanismo para la transmisión de
documentación interna. Esta aplicación es desarrollada y
aplicada sobre la plataforma del Lotus Notes.
El uso del FEDI está dirigido al personal de Aduanas que elabora
los documentos internos y se encuentra relacionado con la
formulación y tramitación de documentos institucionales.
II. CONTEXTO
Aduanas del Perú viene aplicando el concepto e-business, al ser
ésta una nueva situación social y empresarial que se basa en el
aprovechamiento conjunto de los sistemas de información
tradicionales e Internet; su aplicación nos da la ventaja de
disponer en tiempo real de la información clave para la toma de
decisiones.
Así también logramos la Certificación en la Norma de Sistema de
Gestión de la Calidad ISO 9002:1994 NTP / ISO 9002 1995 con
fecha 03 de Diciembre de 1999 otorgada por la empresa inglesa
Lloyd´s Register Quality Assurance, lo cual permite que el
servicio aduanero tienda a alcanzar los niveles establecidos en
las normas internacionales de aseguramiento de la calidad, y se
creen nuevos mecanismos de control y seguimiento de los
procesos.
El Estado Peruano tiene como desafío la generación de una
cultura de transparencia (económica, fiscal, de las
informaciones, entre otras) tanto en el sector público como
privado. Aduanas está asumiendo dicho reto tomando las medidas
necesarias para establecer procesos y dispositivos que la
garanticen.
Las comunicaciones internas formales -antes de la puesta en
práctica del FEDI- se realizaban en formatos físicos (papeles),
manejando un volumen extenso de documentación con elevados
costos de materiales logísticos, materiales de impresión,
servicio de mensajería y demora en las comunicaciones. En la
búsqueda de la mejora continua se diseña el FEDI, teniendo en
cuenta los criterios de simplificación de procesos y de
controles electrónicos, lo cual ha significado un cambio en el
manejo tradicional de la administración documentaria al
sustituir el sistema manual de
comunicación por un sistema automatizado.
III. DESCRIPCIÓN
1. DISEÑO
El FEDI tiene como antecedente el módulo de trámite
documentario, que se utilizó como base para la automatización de
los procesos administrativos e integración de los procesos de
despacho.
Para diseñar el FEDI la Intendencia Nacional de Sistemas,
combinó la destreza del personal y la capacidad de los equipos
existentes, para lograr la homogeneidad del contenido del
trabajo del personal que comparte un mismo recurso. De esta
manera se estandariza la documentación interna en un solo
formato y a la medida de las necesidades institucionales.
El FEDI tiene las siguientes características:
- Describe toda la secuencia de un documento en un solo formato,
por lo que disminuye la generación de documentos, teniendo en
cuenta para la mejora de flujos de información: Eficacia,
eficiencia, calidad, tiempo de atención y envío.
- Elimina pasos improductivos del proceso que no aportaban valor
agregado:
como remisión de documentos, notificación , cargos, sellos,
actualización manual de datos.
- Valida la información a través de la firma electrónica,
reforzando el significado de usuario con su respectiva
contraseña, que evidencia la conformidad en la remisión de
documentos, reemplazando por tanto la firma física.
En su diseño se tuvieron las siguientes consideraciones:
- Consultas para una localización rápida de los documentos por
diferentes criterios:
Ejemplo documentos pendientes de atención por usuario, búsqueda
rápida de nombres, ubicación de FEDI por áreas, por fechas, por
responsable, por número, por tipo de documento, por emisor del
documento.
- Emisión de mensajes informativos del módulo cada vez que el
FEDI es remitido, derivado, concluido, recuperado, anulado o
enviado en copia.
- Consulta la distribución del personal por áreas según la cual
se numera los documentos.
- Numeración de documentos secuencial automática por cada unidad
orgánica y centralizada en la Sede de Aduanas.
- Registro, descripción, seguimiento y conclusión de documentos
internos como memorándum electrónico, memorándum circular
electrónico, informe electrónico, notificación electrónica,
propuesta de Automatización, proyecto de automatización,
resolución electrónica, solicitud electrónica, solicitud de
acceso al SIGAD, solicitud de acceso a Internet, solicitud de
correo externo, solicitud de correo interno, consultas del
portal aduanero.
- Posibilidad de comunicación entre niveles fomentando la
comunicación directa y no burocrática.
- Automatización de bajo costo: combinación de equipos
existentes y personal de Aduanas que intervienen en la
elaboración, proceso y conclusión de un documento interno.
2. EJECUCIÓN Y ORGANIZACIÓN
Etapa 1: Política institucional
El Superintendente Nacional de Aduanas imparte la política
institucional de “cero papeles” e invoca la adecuación de
personas y procesos a una forma más ágil y expeditiva de
comunicación interna formal; encarga a la Intendencia Nacional
de Sistemas (INS) la implementación de una herramienta
informática que permita la eliminación de la documentación
física. El Intendente Nacional de Sistemas, a su vez, designa a
los responsables de dicho requerimiento y lo denomina proyecto
FEDI.
Etapa 2: Conformación del proyecto de desarrollo del FEDI
Se conforma un equipo de trabajo con personal de experiencia y
formación en desarrollos de automatización de procedimientos
administrativos.
Dicho equipo en coordinación con la Gerencia de Desarrollo y
Arquitectura de Sistemas (INS) define como plataforma a Lotus
Notes, para aprovechar las facilidades de mensajería que ya
contaba.
Se inicia el desarrollo del módulo coordinando las
especificaciones con las respectivas Jefaturas de la INS.
Etapa 3: Pruebas
La primera prueba piloto se inicia en la INS. Luego se continúa
en la Intendencia Nacional de Administración y en la Gerencia de
Recursos Humanos de la Sede Central de Aduanas, las mismas que
tuvieron un resultado satisfactorio, lo que permitió
posteriormente la entrada en vigencia del proyecto.
A efecto de su implantación se realiza charlas de capacitación a
personal cuya sede se encuentra en la ciudad de Lima (Sede
Central de Aduanas, Intendencia de Aduana Aérea y Marítima del
Callao) para incorporar progresivamente el uso del FEDI en
dichas dependencias.
Etapa 4: Formalización del FEDI como documento institucional
Luego del proceso de pruebas iniciales, se recoge la necesidad
de normar oficialmente el procedimiento de uso del FEDI, es así
que se coordina –para su elaboración- con la Secretaría General,
órgano de Aduanas encargado de conducir, normar, ejecutar y
controlar las actividades de administración documentaria.
Seguidamente Secretaría General elabora el Instructivo de
Trabajo adecuado al Sistema de Calidad SG-IT.02 denominado
“Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”
agregando el contexto electrónico dentro de las comunicaciones
formales de la Institución, confiriéndole igual valor a la
documentación física que a la electrónica emitida por el FEDI,
el mismo que fue aprobado con Resolución de Superintendencia de
Aduanas Nº000103 (19.01.2001). Cabe mencionar que dicha
Resolución en su Artículo Primero establece a nivel nacional el
uso obligatorio del FEDI en la tramitación interna de documentos
que no estén relacionados con el despacho de mercancías.
Etapa 5: Seguimiento y ampliación de funcionalidad.
El uso del FEDI ha crecido en forma progresiva, por lo tanto se
realizó un seguimiento y monitoreo para atender las necesidades
de los usuarios, ampliándose en tanto los documentos emitidos
vía FEDI, incorporando los siguientes:
- Proyecto de discusión: Es un documento (no formal) cuya
característica es exponer públicamente diversos temas materia de
discusión cuyo resultado final será un documento formal
conteniendo conclusiones.
- Propuesta y proyecto de automatización: Es un documento que
permite automatizar la mejora continua del Sistema Integrado de
Gestión Aduanera (SIGAD).
- Solicitud de acceso: Son los requerimientos de autorización de
acceso de personal sobre la información del SIGAD y mensajería.
- Requerimientos de Servicios Logísticos: Se utilizan para
solicitar el servicio logístico permitiendo centralizar todos
los requerimientos de bienes y servicio.
- Consultas del Portal Aduanero: Permite la interacción de un
usuario externo por medio del Portal con personal técnico de la
Aduana para la atención de consulta, quejas y demás.
3. ACTIVIDADES
Etapa 1. Difusión de la Política institucional
Reuniones del Despacho con los Intendentes Nacionales de
Aduanas.
Reuniones con el personal de aduanas para difundir la política
institucional.
Reuniones en la INS para bosquejar el diseño y designación de
responsables del desarrollo
Etapa 2. Conformación del proyecto de desarrollo del FEDI
Conformación del proyecto
Definición de la arquitectura y plataforma institucional
Uniones para la definición de especificaciones
Definición del cronograma de desarrollo
Etapa 3. Primeras pruebas
Se prepara el módulo para las pruebas iniciales en la INS.
Se coordina con la Intendencia Nacional de Administración y la
Gerencia de Recursos Humanos para las pruebas pilotos a
realizarse.
Se realizan las pruebas de transmisión y envío de mensajería
Se programa las charlas de capacitación en la Sede Central de
Aduana con el apoyo de personal INS.
Se programa capacitación en los locales de las Intendencias de
Aduana Aérea y Marítima del Callao en coordinación con la
Escuela Nacional de Aduanas (ENA).
Se prepara material didáctico para la capacitación en las
Intendencias de Aduana de la República.
Etapa 4. Formalización del FEDI como documento institucional
Se programa reuniones entre INS y Secretaría General para
definir el nuevo instructivo de trabajo adecuado al Sistema de
Calidad.
La Secretaría General elabora el Instructivo de Trabajo SG-IT.02
“Formulación y Tramitación de Documentos Institucionales”, y es
aprobado por el Despacho de la Superintendencia Nacional de
Aduanas y publicada en el Diario Oficial “El Peruano” para
conocimiento a nivel nacional.
Etapa 5. Seguimiento y ampliación de funcionalidad.
Se realizan talleres de capacitación en coordinación con la ENA.
Para mejorar el FEDI de acuerdo a las actividades realizadas por
Aduanas se realiza Requerimientos de Automatización.
Se implementa la opción de confidencialidad de documentos cuyo
contenido de la información no es de carácter público.
Otra actividad es la capacitación virtual por medio de una clase
interactiva (ver anexo 03) elaborada por personal de INS que
será utiliza como apoyo al Manual de usuario existente.
4. IMPLANTACION Y REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO
En Aduanas ya se venía trabajando con la plataforma
NOTES/DOMINO, en un ambiente distribuido de servidores Domino
instalado sobre el Sistema Operativo Windows NT 4.0, brindando
los servicios de mensajería (interna y externa) y aplicaciones
notes en el Dominio notes /ADUANAS; entonces en base ha esta
plataforma (Lotus Notes) se ha desarrollado y aplicado el FEDI.
Asimismo se tiene dos dominios Notes principales en Aduanas. En
el primer dominio se encuentra el servicio de mensajería interna
y aplicaciones notes, entre los cuales se encuentra el FEDI. En
tanto que el segundo dominio brinda el servicio de mensajería
externa.
En el primer dominio: se tiene el servidor principal NOTESSRV1 y
10 servidores secundarios distribuidos en sus distintas
sucursales y agencias; todos instalados sobre el Sistema
Operativo Windows NT 4.0. Las características principales de la
plataforma de Lotus Notes/Domino (Primer Dominio) se resume en
la siguiente tabla descriptiva:
Características
Marca= HP
Procesador= 2 x Pentium II 400 Mhz
Capacidad de HD= Unidad D: 1GB, 375 MB libres Unidad E: 48 GB,
16 Gb libres
Memoria= 512 MB
Sistema Operativo= Windows NT 4.0 English con Service Pack 4
El Servidor Domino Versión 5.05. Se ha configurado para que
trabaje con 4 mailbox. y brinda los servicios de mensajería y de
aplicaciones notes.
El FEDI se ha desarrollado empleando la versión R5.05 de Lotus
Notes, el cual ofrecía notables facilidades y ventajas en su
implementación.
Además el módulo esta configurado para una numeración
independiente por Área y ubicación y todos los usuarios tienen
acceso al módulo.
ESTACION DE TRABAJO
Especificación Técnica para los equipos de cómputo
- Arquitectura PCI
- 01 procesador Intel PENTIUM II de 350 Mhz como mínimo
- 64 MB de memoria RAM instalado como mínimo
- 01 Disco Interno de 10 GB como mínimo, del tipo Ultra ATA
- 01 Disquetera de 3.5” de 1.4MB
- 01 Interface de Red Ethernet, 10/100 BaseT, no integrada en la
placa principal
- 01 Puerto Paralelo y 01 Puertos Seriales como mínimo
- Monitor SVGA color
- 01 Mouse dos botones
- 01 Teclado en español
- Operación a 220/60Hz
- Preparado para el año 2000
SOFTWARE
- Windows 95 /98
- Software Cliente de lotus Notes Ver. 4.6.2 (mínimo)
5. SEGUIMIENTO Y DOCUMENTACIÓN
Para uniformizar el proceso de tramitación de los documentos
administrativos institucionales que formulan las diferentes
dependencias de Aduanas se aprueba el referido Instructivo de
Trabajo del Sistema de Calidad (Ver Anexo 01), el mismo que está
vigente y en aplicación a partir del 23.01.2001.
Asimismo el FEDI cuenta con un Manual del Usuario (Ver Anexo 02
) a través del cual se da las pautas para la elaboración y
tramitación de documentos internos. En dicho Manual se describe
principalmente lo siguiente:
- Instalación del Icono de Documentos Internos.
- Muestra el menú de opciones que permite trabajar el Módulo
como: generación de FEDI, Proyectos, Consultas y Seguimiento
entre otras
- Visualiza una Tabla en la cual se detalla la relación de tipo
de documentos internos
- Describe los tipos de mensajes del Lotus Notes que se pueden
generar dependiendo de la acción que se realice con el FEDI.
Luego de la puesta en práctica, se ha realizado un monitoreo
permanente para realizar mejoras al FEDI, siendo las
consideraciones principales a resaltar las siguientes:
- Se desarrolla nuevas consultas que permite evaluar cómo se
desplazaban los documentos de un área y/o dependencia a otra por
Estado (pendiente, concluido, seguimiento).
- Se crea la opción de FEDIs pendientes por persona
- Se refuerza la capacitación del personal, puesto que en el
Módulo muchos documentos que habían sido concluidos no
registraban dicho estado situacional.
- Se crea la opción de confidencialidad de algunos documentos.
- Se amplia el FEDI para que los documentos externos ingresados
por medio del Portal Aduanero puedan ser atendidos a través del
Módulo como “consulta Portal”., cuya conclusión emite una
notificación al usuario externo.
- Se crea consultas por áreas o dependencias.
6. COSTOS Y FINANCIAMIENTO
Como se ha explicado, el FEDI es desarrollado y aplicado sobre
la plataforma del Lotus Notes ya existente en Aduanas, la que
fue puesta en práctica en el 1996, cuya Licencia se paga
anualmente y asciende a US$ 118 800,00 (Dólares Americanos).
AHORRO QUE HA ORIGINADO EL PROYECTO (A nivel nacional por
mes)
ELEMENTOS
-----------------------------------CANTIDAD------------------------
VALOR (US$)
ELIMINACION DE DOCUMENTOS INTERNOS
1. Horas hombre de
secretarias------------------0.125----------------------------13.371,43
2. Horas hombre de
Jefatura---------------------0.125----------------------------29.714,29
3. Horas hombre de personal de
archivo---------0.250-----------------------------2.785,75
4. Personal para la distribución de documentos--21
personas-----------------------7.800,00
5. Gastos de movilidad (3 intendencias) y mensajería (21
Intendencias)
(*)-----------------------------------------------------------------------119.16
millares-----------------------9.428,57
6. Papel (**) y fotocopias
---------------------------------------------------------6.360,55
7. Cinta de Impresoras (*)---------------------250
cintas--------------------------1.250,00
TOTAL
------------------------------------------------------------------------------------------70.710,59
(*) Valores estimados
(**) Valor estimado para 3 derivaciones de los documentos
Nota: Para los costos se ha tomado en consideración un promedio
mensualmente de 1.655,2 FEDI.
GASTOS DE LA IMPLEMENTACION DEL FEDI
ELEMENTOS----------------------CANTIDAD-----------------------VALOR
(US$)
1. Personal para el
diseño-------------2-------------------------------3.000
2. Personal para elaboración de
procedimiento-------------------------1--------------------------------430
3. Otros gastos (energía eléctrica,
mantenimiento de equipo,
etc.)------------------------------------------500
4. Licencia por uso de Lotus
Notes----------------------------------11.880
TOTAL------------------------------------------------------------------------
15.810
Para el diseño se contó con 02 servidores de Aduanas de la
Intendencia Nacional de Sistemas y 02 Computadoras con el
Software base, los mismos que en un período de 02 meses (42 días
útiles) lograron diseñar, programar y poner en práctica el FEDI.
El tiempo invertido en horas y la remuneración de los dos
servidores de Aduanas asciende a 672 horas y S/. 10,400.00
Nuevos Soles (US$ 3,000 aprox.) respectivamente.
Tiempo: 672 Horas / hombre ( 2 personas * 2 meses + US$ 3,000,
equipos 2)
7. PARTICIPANTES EN LAS EXPERIENCIAS
La Experiencia del diseño, programación, ejecución, puesta en
práctica del FEDI, se ha realizado con la participación
exclusiva del personal de la División de Desarrollo (INS),
conformado por:
- James Walt Sullca Cornejo (Profesional en Tecnología de la
Información I).
- Silvia Yaya (Analista Profesional).
Si bien es cierto en el diseño y programación participaron sólo
02 personas de Desarrollo de Sistemas, para las fases de prueba,
instalación y capacitación se contó con el apoyo permanente de
las Divisiones de Arquitectura y Soporte de Sistemas (INS).
Asimismo, el personal de Secretaría General participó en la
elaboración del Instructivo de Trabajo del Sistema de Calidad,
otorgando plena validez, vigencia y pautas para el uso
obligatoria del FEDI.
IV. RESULTADOS Y BENEFICIOS OBTENIDOS
1. RESULTADOS
Los resultados de la aplicación del FEDI se puede apreciar
haciendo una comparación de Diagramas de Actividades de Procesos
antes y después de la puesta en práctica del FEDI, el mismo que
se ha medido teniendo en cuenta el Tiempo, Cantidad de
operaciones y desplazamientos de acuerdo al siguiente detalle:
-----------------DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESOS-------------------------
-----------------------------------------Antes del
FEDI----------------------------------------
CURSOGRAMA ANALÍTICO
-------------------------------------------------------------------------RESUMEN
Objeto : Proceso de documentos
internos---Actividad------Antes--- Después--- Economía
Actividades:
Emisión, reporte de salida, distribución------Operación-------12
física, reporte de recibido,
derivación--------Transporte-------5
interna, conclusión---------------------------Espera-----------4
----------------------------------------------Inspección-------1
----------------------------------------------Almacenamiento-1
Método : Anterior------------------------ Distancia (metros)- 80
Lugar : Aduana Marítima----------- Tiempo (horas – hombre) 68.5
hr
ACTIVIDAD-----------------------DISTANCIA --TIEMPOS
--SÍMBOLOS--Observaciones
----------------------------------------(metros)------(minutos)
Emisión del documento -------------------------------- 60
Entrega de la Secretaria al Jefe--------- -3--------------10
Espera para visto bueno--------------------------------- 3 hr
Visto Bueno de la Jefatura-------------- 2-------------- 30
Derivación por el módulo de trámite documentario------ 15
Emisión de reporte de salida del documento ------------ 15
Espera para la distribución de la documentación--------- 2 hr
Distribución física de los documentos recabando el
cargo correspondiente------------------20--------------60
Recepción de secretaria del área de destino ------------10
Emisión de reporte de documento recibido ------------ 15
Espera para la derivación------------------------------- 3 hr
Derivación del Jefe al informante-------- 2------------- 20
Recepción del informante y firma del cargo ------------ 10
Evaluación de la documentación ----------------------- 48 hr
Generación de documento institucional ------------------ 4 hr
Entrega de documentos a la Secretaria-- 3------------- 10
Espera para el visto bueno del Jefe--------------------- 2 hr.
Visto bueno del Jefe ---------------------------------- 20
Emisión de documento de respuesta ------------------ 60
Derivación de respuesta al área de origen 20---------- 15
Recepción del cargo del área de destino -------------- 10
Concluye en trámite documentario -------------------- 10
Archivo--------------------------------- 30----------- 20
TOTAL---------------------------------------80------------
68.5 hr-- 11-- 6-- 4-- 1-- 1
(*) Esta distancia es variable, se ha considerado la mínima para
el caso de la Aduana Marítima
-------------------DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE
PROCESOS--------------------------
-------------------------------------------DEL FEDI-----------------------------------------------
CURSOGRAMA ANALÍTICO----------------------RESUMEN------------------------------
Objeto : Proceso de Documentos-------------------- Actividad--
Antes-- Después--- Economía
Internos Automatizado – FEDI
Actividades: Elaboración de
FEDI,---------------Operción---------11-------8----------3
derivación automática, Evaluación de
la-----------Transporte--------6-------------------6
información, generación de
información,-----------Espera---------------------------------
conclusión.----------------------------------------Inspección--------1-------------------1
---------------------------------------------------Almacenamiento--1--------------------1
Método : Implantado -----------------------------Distancia
(metros) 0
Lugar : Aduana ------------------------------Tiempo (horas –
hombre) 58.5 hr 52.3 hr 6.2 hr.
ACTIVIDAD-- DISTANCIA----
TIEMPOS-----SIMBOLOS-----------Observaciones
-----------------(metros)----------(minutos)
Elaboración de FEDI -------------------- 5
Derivación automática con acuse de recibo
(Seguimiento 1)-------------------------- 2
Derivación automática del Jefe al Informante con acuse
de recibo (Seguimiento 2)---------------- 2
Evaluación de la Información ------------ 24 hr
Generación de la Información institucional - 4 hr
Derivación automática del Informante al Jefe con acuse
de recibo (Seguimiento 3)---------------- 2
Revisión del Jefe ------------------------ 5
Derivación automática a las áreas y conclusión del Jefe
--------------------------------------------------------------------------------------
2
TOTAL ------------------------------------38.3 hr-----------
8
El tiempo de entrega de documentación interna a través del FEDI
es inmediata.
Antes de la puesta en práctica la demora de envíos tenía la
siguiente frecuencia:
- Entre un área y otra de la misma Intendencia (15-30 minutos )
- Entre una dependencia y otra cuya Sede es en Lima: (hasta 24
horas)
- En el caso de una Provincia a otra (2 a 3 días) dependiendo
completamente del servicio de mensajería.
Se evaluó el flujo de documentos internos en la Sede Central y
de las Intendencias de Aduana de la República en un período
estimado de Enero-Mayo de los años 2000 y 2001, disminuyendo
aproximadamente en un 20%. En el período estimado del año 2000
se generó 126,478 documentos internos con el sistema tradicional
de trámite documentario, mientras que en el año 2001 se
generaron 101,193 documentos internos incluyendo el FEDI.
Se disminuyeron los costos en:
- Papel (hoja bond simple, hoja bond membretada con el logo de
Aduanas, papel carbón, hojas auto-copiativas sumarias para
realizar el seguimiento correspondiente)
- Sobre de papel para envío de documentos
- Toner y cintas para Impresoras.
- Movilidad (Gasolina, pasajes)
- Disminución del Servicio de Mensajería
- Mantenimiento de Equipos
2. BENEFICIOS
Los principales beneficios obtenidos luego de la implantación y
puesta en práctica del FEDI son:
- Aumento de la velocidad en el intercambio de documentos, al
sustituir los sistemas tradicionales por sistemas electrónicos.
- Permite ver en un solo formato electrónico todo el recorrido
de un documento, ver el estado en que se encuentra (pendiente
y/o concluido).
- El acuse de recibo es automático, por lo tanto se eliminan los
cargos.
- Permite adjuntar archivos en el flujo electrónico de
documentos entre dependencias distantes y hacer relación de
documentos con hipervínculo (link).
- Permite la estandarización de los documentos de presentación.
- Remisión automática de los documentos al correo Lotus Notes,
para atención o conocimiento.
- El módulo permite habilitar y deshabilitar documento anulado,
permite restaurar el último seguimiento o derivación respectiva.
- Permite realizar copias en borrador.
- Permite generar documentos internos confidenciales.
V. RECOMENDACIONES
El FEDI se ha convertido en una herramienta esencial y necesaria
en las comunicaciones internas de Aduanas. Estando en la
Política de calidad de un mejoramiento continuo a través del
control de los procesos se observó una centralización de la
aplicación, siendo deseable desarrollar la aplicación usando el
lenguaje JAVA Script, para que la interacción con el usuario más
distante del servidor
sea mucho más rápido, ya que al ingresar por un navegador
(browser) se emplea menos ancho de bando en la red (por lo cual
se hace más lento). Esto contribuirá a una mejora en el tiempo
de respuesta de la aplicación..